En la primera entrega de Cómo escribir un mail que dé resultados, planteábamos la necesidad de ser lo más concisos posible a la hora de escribir un correo electrónico. Pero, ¿cómo hacerlo?

Guy Kawasaki nos ayuda en este sentido, proponiendo 4 preguntas que cada email debe contestar (claro que son una guía, y que cada uno lo sabrá adaptar a su situación, aunque lo ideal es que no supere las 5 oraciones, sea para quien sea).

1- ¿Quién soy?

No es para ponerse metafísicos ni filosóficos, tan solo para presentarnos brevemente y con la información que sea más relevante. Si la persona ya nos conoce, mejor, porque este paso puede saltearse.

2- ¿Qué quiero?

Ahora es el momento de explicar, directamente, para qué estoy escribiendo, qué necesito del otro, e incluir cualquier información que pueda ayudar al otro a respondernos. Este es un punto importante: mientras más fácil sea responderle al interlocutor, más probabilidades hay de que lo haga.

3- ¿Por qué habría de ayudarme?

Sin una buena razón, nadie nos va a hacer caso. Aquí nos toca explicar por qué es importante para nosotros y, si aplica, para el destinatario.

4- ¿Cuándo necesitamos que actúe?

Un pedido inespecífico, genera una respuesta inespecífica en cuanto al tiempo. Sin apurar al otro, para que no se sienta presionado, hay que encontrar el balance para darle un sentido de urgencia al email. Ser concretos y considerados con los tiempos.

Si logramos contestar cada pregunta en una oración, nos queda una oración extra para dar detalles que puedan enriquecer al mail (y si no la usamos, mejor aún).

Para terminar con un ejemplo, así se vería un email de un alumno que necesita más tiempo para entregar un trabajo de por lo menos 10 páginas de largo:

Por supuesto, cuando en vez de pedir información (entendiendo por información también una acción) el propósito del mail es brindarla, 5 oraciones puede ser poco. Sin embargo es siempre mejor tratar de ser los más claros y concisos posibles para ayudar a nuestro interlocutor.

Y si más información va a ser necesaria, entonces hay que considerar que el email puede no ser la forma más adecuada de comunicación. Un adjunto, un enlace a un documento o página web, o un pedido de concertar una llamada o una reunión cara a cara pueden ser más eficaces que pretender que la otra persona lea un mensaje que podría tomarle 20 minutos. Al fin y al cabo, ¿ustedes lo harían?

Fuente: Mastering the Short Email