Cuando se trata de poemas o novelas, el texto bien elaborado y adjetivado puede dar resultados maravillosos (si no, pregúntenle al espíritu de Tolkien). Sin embargo, cuando de emails se trata, la cuestión cambia por completo. Lo mejor que podemos hacer por nuestros interlocutores y por nosotros mismos es condensar nuestra información, ser claros y precisos, y requerir de ellos el menor tiempo posible.

En este artículo vamos a hablar de los emails que enviamos a gente que no conocemos (o muy poco), y de quienes necesitamos tomen una acción. Nuestro objetivo es que lean nuestro mensaje (y con suerte, respondan a nuestro pedido).

Lo primero que tenemos que tener en cuenta, es que lo breve y bueno, en los emails, no es dos sino diez veces bueno. Un email que el receptor puede leer sin tener que hacer scroll hacia abajo, tiene muchísimas más chances de ser leído y respondido, que uno que la persona piense que le va a demandar mucho tiempo. Entonces, es vital que tengamos en cuenta que si logramos hacer que el cuerpo entero del mensaje sea visible de una, ya vamos por buen camino.

Así, es preferible ahorrarse largas introducciones e información de más, y tratar de ir al núcleo lo más rápido posible (sin ser maleducados, por supuesto). Si nuestro interlocutor necesita más información, nos la va a pedir.

Una de las técnicas más populares para esto es la de comprometerse a que los emails no tengan más de 5 oraciones (el método se le adjudica a Mike Davidson). Para entrar en esta mentalidad, una buena idea es tratar a los emails como si se tratasen de mensajes de texto o SMS: cada letra, palabra y punto tiene que ser cuidadosamente planificado, para hacer entrar en la menor cantidad de texto, la mayor cantidad de información posible. Como no nos vamos a poner a contar las letras de un correo electrónico, por lo menos prestémosle atención a la cantidad de oraciones.

Pero, ¿cómo hacer para que ese mensaje importante entre en 5 oraciones? La verdad, en ningún lugar nos enseñaron a ser concisos. Por ejemplo, en el colegio o en la facultad, nos piden trabajos de extensiones mínimas, no máximas, donde parece valorarse más la cantidad de palabras, que la capacidad de ser claros y precisos. En el próximo artículo, les cuento cómo estructurar sus mensajes para lograr este objetivo.

Fuente: Mastering the Short Email